Как оформить приказы в архив

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

и временных сроков < 10 лет. например, приказы о приеме, увольнении и др. [stextbox id="warning"]со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5> При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. [/stextbox]

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в . При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет. Исключения составляют:

1. списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;
2. акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
3. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
4. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
5. тарификационные ведомости — 25 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок

Оформление дела

, включая документы по личному составу. Обычно данную работу выполняют в процессе подготовки к организации.

В этом случае предусмотрены следующие требования к оформлению дел:

1. Пересистематизация листов дела – самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки, при этом удаляют все металлические детали (скрепки, скобки степлера).

1. Нумерация листов – простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают.

1. Проводят оформление .

1. Если требуется, то составляют .

1. Обложку дела оформляют по установленной форме – чтобы наглядно увидеть, переходите по ссылке в первом абзаце статьи.

1. Проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола – можно с привлечением специализированной организации, а можно выполнить и самостоятельно.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации (при его наличии) и службы делопроизводства организации.

При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела,

Сдача в архив приказов по личному составу

Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября — номер 84.

В таком случае располагайте приказы по датам. Оформление дел Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

1. составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
2. подшивку или переплет дела.
3. оформление обложки дел по установленной форме;
4. нумерацию листов в деле;
5. составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;

На обложке дела указывается:

Подготовка документов к архивному хранению

О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет , и ряд подзаконных актов.

В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены. Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело.

Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц.

Оформляем дела на постоянное хранение

При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

1. Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010. Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном

Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение.

2 Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов.

3 Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу.

Делать это необходимо простым карандашом.