Правильное оформление личного дела работника

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст).Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел.

В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа

Вы здесь:

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе.

Образец оформления личного дела сотрудника

Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД.

Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

. Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории: представляемые и формируемые при поступлении на работу: копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата; анкеты и резюме; рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы; медицинские справки; заявление о приеме на работу; трудовой договор; копия приказа о приеме на работу и т.

Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

• Копия приказа о приеме на работу.
• Копия аттестата и диплома об образовании.
• Анкета работника с фотокарточками.
• Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
• Трудовой договор.
• Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
• Прописка по месту жительства.
• Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.
• Заявление о приеме на работу.

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание.

Как правильно сформировать личное дело работника

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка.

На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения. Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке.

Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом: анкета (если ведется); заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления); копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке); второй экземпляр трудового договора; заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Этого требует законодательство РФ.

Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников. В эту группу входят:

1. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
2. Руководящий состав и лица, их замещающие;
3. Главные специалисты;
4. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Порядок формирования личного дела работника

Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании.

В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2023) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку.

Такая папка должна охватывать: процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);

Особенности оформления и ведения личных дел

На этих работников заводятся личные дела. В свою очередь, кассир и табельщик относятся к категории других служащих, которые выполняют исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста.

На них личные дела заводить не нужно .

В случаях, определенных законодательством, личные дела ведутся на других работников, не указанных выше .

Оформление личных дел работников

Как правило, ведение личных дел сотрудников поручается кадровику, делопроизводителю или секретарю организации.

Оформление личных дел сотрудников в 2023 году — обязательное мероприятие для ряда работодателей, в частности, для всех государственных и муниципальных предприятий (ст.42 федерального закона №79-ФЗ от 27.07.2004г., ст.30 федерального закона №25-ФЗ от 2.03.2007г.). В случае с коммерческими организациями формирование личного дела работника — процедура добровольная.