×
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
Главная - Нотариат - Как нумеровать исходящие спрвки

Как нумеровать исходящие спрвки

Как нумеровать исходящие спрвки

Вход на сайт


Или внутренние документы — одна нумерация, исх. письма — другая. В Инструкции я что-то этого не нашла. А личные дела у меня нумеровались порядковыми номерами, может тоже надо рег. индексом по номенклатере дел и т.д.?

Буду очень благодарна за ответ. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Новогрудок Написал 6495 Репутация: 31 мая 2010, 8:11 Natalya писал(а):Подскажите, пож, правила нумерации внутренних документов.

У нас ведется один журнал исходящих и внутренних документов.

МожноСвиток: Приложение 9 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов Дата и индекс документа!Корреспондент!Краткое содержание документа!Отметка об исполнении Документа 1 2 3 4 А индекс 02-09/27 что обозначает.

Как правильно нумеровать исходящие письма

Приведем примерную форму такого журнала. Nп/п N и датаисходящегодокумента Комуадресовандокумент Краткоесодержание Кемподписан Отметка обисполнении N дела,куда подшитдокумент … … … … … … … 12 N 01-16ю от23.01.2012 ДиректоруООО «Плюс»г.

Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

Важно Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #4[45202] 23 апреля 2009, 13:40 Как вариант — да.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Правила постановки исходящего номера

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»).

Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel).

Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные

2155317.ru

Внимание Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации.

При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции. Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности.
Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Глафира (гость) #9[45230] 23 апреля 2009, 14:58 не вижу необходимости вносить в нумерацию год.обычно этим грешат регистраторы договоров.но по-моему, данной цели служит дата регистрации.

если следовать нормативу, то индекс исходящего письма складывается из 3 составляющих: № структурного подразделения+ № дела по номенклатуре + порядковый номер письма по журналу регистрацииитого: 06-17/256, где06 — отдел сбыта,17 — дело «переписка с ооо ромашка» по номенклатуре,256 — по журналу регистрации исхов это 256-е письмо в текущем году Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #10[45238] 23 апреля 2009, 15:07 Если следовать нормативу, то можно дополнять чем угодно по своему усмотрению.

Некоторые секреты входящих документов

Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании.

Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Сортировка Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент.

Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта.

Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах.

Как нумеруются исходящие документы

При необходимости исполнения, руководитель, визируя документ, вправе установить срок для его исполнения, но не меньше, чем предписано самим документом.

Исполнитель получает документ и расписывается в журнале входящей корреспонденции в его получении. 4 Исходящие документы также фиксируются в специальном журнале исходящей документации с присвоением порядкового номера.

5 Как правило, вся документация подразделяется на документы внутреннего обращения и документы внешнего обращения, поэтому на производстве вводятся два журнала регистрации на входящие документы и два – на исходящие. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку.
Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов.

Оформляем и выдаем работникам справки

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ.

Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа. Извлечение из Налогового кодекса РФ Глава 23.

Налог на доходы физических лиц […] Статья 230.

Обеспечение соблюдения положений настоящей главы […] 3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Как присвоить исходящий номер письма

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

  1. приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
  2. письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
  3. все рекламные письма;
  4. копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
  5. поздравительные письма и телеграммы;
  6. пакеты с пометой «лично»;
  7. печатные издания (книги, брошюры, журналы);
  8. информационные материалы и т.д.

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.
Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч.

yurburo61.ru

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Инфо Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2).