Образец как закрыть исходящий журнал в конце года

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

При выявлении проблемы:

стараются заполнить «пустые» номера «новоделами», вложив, когда это возможно, дополнительный документ; но лучше признать ошибку, тем более что она «техническая». Далее мы посмотрим, как это сделать правильно, чтобы потом никто не подумал, что такой документ был создан, а позже утрачен.

Обратите внимание: если вы столкнулись с ситуацией ошибочного издания документа, например, приказа, то надо:

сначала другим приказом признать первоначальный утратившим силу, а потом в журнале регистрации в строке первоначального приказа в графе «Примечание» написать «Утратил силу; приказ от.

№.» с данными второго приказа, отменившего первоначальный (см.

Журнал регистрации исходящих документов

На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты.

Основная часть должна:

1. Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
2. Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
3. Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
4. Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа.

Делопроизводство как закрыть журнал входящих писем если он не закончин

А если, например, сотрудники часто ездят в командировки, то без соответствующих журналов учета просто не обойтись.

1. Журналы (книги) учета командировок, выдачи командировочных удостоверений — 5 лет.

1. Журналы (книги) учета очередных отпусков — 3 года.

1. Журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы — 3 года.

Как видно из этого перечня, большая

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя.

Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса.

Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота.

Делопроизводство как закрыть журнал входящих писем если он не закончин

Значит, вполне подойдет книжный формат журнала. А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома, так как в нем в одной строке нужно зафиксировать не только ФИО работника, но и прежнее и новое места работы, а также старое и новое наименование его должности.

Для обложки журналов подойдет плотная бумага формата А4. На ней должно быть четко видно название журнала, даты начала и окончания его ведения.

Приведем примеры итоговых записей в разных журналах регистрации, начиная с самой простой в Журнале регистрации входящих документов и заканчивая развернутой в Журнале регистрации почтовых отправлений. Вариант 1: Итого: 53 276 входящих документов.

Вариант 2: Итого зарегистрировано: 4789 распорядительных документов, из них:приказов по основной деятельности – 1753;распоряжений – 3036.

Отличный секретарь

Если учетная форма электронная (Excel, СЭД), то перед отправкой она конвертируется в неизменяемый формат и записывается на внешний носитель информации.

В бумажных журналах нужно сделать итоговую запись. Форма итоговой записи – на усмотрение ее автора.

Можно сделать простую: Итого 2456 (две тысячи четыреста пятьдесят шесть) входящих документов.

Можно развернутую: Итого за 2016 год зарегистрировано 1478 (одна тысяча четыреста семьдесят восемь) почтовых отправлений, из них: Экспресс-почта – 55 (пятьдесят пять) отправлений; Заказные письма и бандероли с простыми уведомлениями – 649 (шестьсот сорок девять) отправлений; Заказные письма и бандероли – 197 (сто девяносто семь) отправлений; Простые письма – 577 (пятьсот семьдесят семь) отправлений. Итоговая запись подписывается должностным лицом, ответственным за делопроизводство в организации: начальником отдела документооборота, начальником канцелярии и т.д.

alishavalenko.ru

Обратите внимание Сроки в планах лучше указывать периодами (см.

Примеры 1 и 2), чтобы не допустить их срыва, если кому-то из членов экспертной комиссии понадобится срочно заняться своей основной работой.

Планы проведения экспертизы ценности документов и передачи документов в архив согласовываются со всеми заинтересованными должностными лицами и утверждаются руководителем либо тем топ-менеджером, в ведении которого находятся процессы делопроизводства.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Катя [e-mail скрыт] Российская Федерация, Нижний Новгород #5[113943] 16 декабря 2009, 14:55 Ну тады…спасибо, огромное человеческое))) Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… тыц-тыц-тыц… Внимание Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Симпотяжка

Журнал регистрации входящих писем: как вести нумерацию и обнулить ее с нового года

Обратите внимание! Напомним, что для регистрации не обязательны следующие виды входящей корреспонденции:

1. рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
2. поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, пресса;
3. документы первичной бухгалтерской отчетности, договоры и т.д. если они поступили без сопроводительного письма (если с письмом – то регистрируется непосредственно письмо);
4. информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления.

Как правило, список нерегистрируемых поступлений регламентируется в Инструкции по делопроизводству организации. Для регистрации входящих писем в любой организации ведется журнал учета входящих документов.

Утвержденной формы для него нет, но есть некий единый стандарт, к которому вы вольны добавить при необходимости новые графы Пример: Вх.

N Дата поступления От кого получен Краткое содержание Резолюция Кому направлен Расписка в получении 1 2 3 4 5 6 7 1-17 09.01.2023 ОАО «Альфа» г.

Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года?

Например, в журналах для регистрации договоров или выданных доверенностей выделяют графу «Срок действия». При небольшом объеме зарегистрированных документов данная графа позволяет контролировать сроки.

При ведении журналов должны соблюдаться некоторые методы и приемы обеспечения конфиденциальности, чтобы «охранная» функция выполнялась в полной мере. Если бумажные журналы ведутся как «переходящие», то в конце каждого календарного года в каждый из них вносится заверительная надпись.

Ее подписывает руководитель структурного подразделения, в котором ведется журнал.