Наименование папки под текущие документы
Оглавление:
Как подписать папку с документами образец
В крупных компаниях организация делопроизводства и ведение архива ложится на специальные отделы – канцелярию, общий отдел, управления делами и другие.
Важно В молодых же фирмах вся документация ложится на плечи секретаря.
В целом, работой над документацией занимается каждый человек, и чтобы у вас на рабочем столе не было завала из документов, рассмотрим несколько полезных советов.
Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.Заверяющий документы ставит подпись.
Искусство организации файлов и каталогов
Однако, примеры будут чаще всего основываться на Windows.
Возможно, что?то сработает и для вас тоже, но не стоит воспринимать мои слова как истину в последней инстанции.
Некоторым ответ кажется очевидным. И все?таки, в эпоху мощных десктопных приложений для поиска (например, встроенные в Windows 7 возможности, или программы вроде Google Desktop Search) такой вопрос приходится время от времени слышать, поэтому дадим на него ответ.У меня есть знакомый, который помещает каждый скачиваемый или создаваемый им файл в папку «Мои документы», абсолютно не заботясь о какой?либо более глубокой структуре.
Готовая Технология хранения документов и формирования папок в бухгалтериях и других подразделениях компании
В противном случае новичок узнает или придумывает все сам.
Новичку дают готовую технологию, которую он изучает за 1 час и больше никого не дергает, не спрашивает, а сразу может приступить к работе Если в компании работает более одного бухгалтера Каждый бухгалтер складывает документы по своему усмотрению, в результате одни и те же типы документов могут оказаться в разных папках Новый бухгалтер с самого начала все делает правильно и так же, как и его коллеги до него, то есть существует преемственность. Если в компании меняются главные бухгалтера Каждый новый главный бухгалтер начинает с перестановок, перекладок документов так, как он привык с ними работать.
Папки документов
Подробнее об этом было сказано в разделе «Формирование проводок»; • поле «Группа нумерации» — указывается номер группы нумерации, в результате чего в этой папке будет вестись своя нумерация документов; • поле «Шаблон номера» — указывается шаблон, по которому будет формироваться номер создаваемого в этой папке документа; Рис.
По умолчанию в программе для приходных накладных предоставляются следующие печатные формы: Рис.20 – Список типовых печатных форм для приходной накладной Но после указания в поле конкретных форм программа будет предлагать для печати
Как построить систему регламентов в компании, продумать структуру и систему доступов к информации для сотрудников
Прежде чем приступать к разработке регламентов, предлагаю задаться вопросами: «Какая должна быть структура у системы регламентов?” и “Есть ли типовые варианты и принципы, или для каждой компании система регламентов строится по-своему?” В статье-руководстве, которая сейчас перед вами, я подробно рассказываю о типовом подходе к формированию структуры системы регламентов.
Все документы в рамках системы регламентов структурированы в папках.
Папки могут быть вложенными. Прежде чем продолжать чтение, обязательно изучите разделы “Структура папок, иерархия (на примере файловой системы)
Ваш юрист
В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате, канцелярии). Как же на практике происходит формирование дел?
В начале календарного года на каждое дело из перечисленных в номенклатуре дел заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Например, если в номенклатуру включено 20 дел, то заводится 20 папок.
При заведении дел в делопроизводстве обязательно оформляют обложки папок.
Это оформление носит частичный характер.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.
Виды и форматы папок для хранения документов и их названия
Чаще всего в основе конструкции будет пластик или плотный картон, а сверху изделие обычно покрывают кожей или экокожей, тканевыми материалами. Кроме того, оно может быть вообще без покрытия.В зависимости от того, для какого формата и объема бумаг она будет применяться, размеры папка для документов может иметь соответствующие.Данную продукцию выполняют из плотной бумаги или пластика, а внутри устанавливают пружину или пластину, на которой и будут крепиться листы. Наличие бокового зажима позволяет избежать перфорации бумаги.
Чаще всего применяют пластиковые папки с прозрачным верхним листком, благодаря этому проще пользоваться изделием.Для организованного хранения больших объемов бумаг используют , которые выполнены из прочного пластика или картона и могут быть однотонными или украшенными разнообразными принтами.
В них документацию скрепляют с помощью колец, а для удобства пользования есть
Компьютерная грамотность с Надеждой
Понятие «папка» в мире компьютеров появилось значительно позднее, точнее, вместе с появлением Windows 95.
Можно придумать собственную систему для хранения файлов и папок на своем компьютере.
Например, создать папки, где файлы сгруппированы: по теме – папки «Обучающие программы», «Счета», «Рыбалка» и т.п., по имени автора материалов – папки «Мамонтов», «Воробьёва» и т.п.
по времени создания – папка «01.01-30.06.2010» с файлами, созданными с 1 января по 30 июня 2010г., папка «3 квартал 2010» и т.п. Если имя файла хранится в папке с именем, например, 01, то говорят, что файл находится в папке 01. Ту же самую мысль можно выразить, если сказать, что файл зарегистрирован в каталоге 01.
Обычно один и тот же файл (т.е. с одним и тем же именем) находится в одной папке, но при необходимости его можно хранить в нескольких папках, что можно легко сделать с помощью операции копирования.
Все папки имеют имена. Требования к именам папок те же, что и к .
Как упорядочить документы
В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии. Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства.
Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.
Этап 1. Изучите документы. Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов).
Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.