×
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
Главная - Нотариат - Наименование папки под текущие документы

Наименование папки под текущие документы

Как подписать папку с документами образец


В крупных компаниях организация делопроизводства и ведение архива ложится на специальные отделы – канцелярию, общий отдел, управления делами и другие.

Важно В молодых же фирмах вся документация ложится на плечи секретаря.

В целом, работой над документацией занимается каждый человек, и чтобы у вас на рабочем столе не было завала из документов, рассмотрим несколько полезных советов.

Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.Заверяющий документы ставит подпись.

Искусство организации файлов и каталогов

Однако, примеры будут чаще всего основываться на Windows.

Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.
Также мы упомянем несколько специфичных для Windows функций, полезных в процессе организации. У каждого есть свой любимый способ упорядочивания файлов, но, на самом деле, ни один из них не идеален. Хотя при написании статьи я старался придерживаться наиболее общей и объективной точки зрения, описанные в ней приемы — всего лишь один из возможных вариантов.

Возможно, что?то сработает и для вас тоже, но не стоит воспринимать мои слова как истину в последней инстанции.

Некоторым ответ кажется очевидным. И все?таки, в эпоху мощных десктопных приложений для поиска (например, встроенные в Windows 7 возможности, или программы вроде Google Desktop Search) такой вопрос приходится время от времени слышать, поэтому дадим на него ответ.У меня есть знакомый, который помещает каждый скачиваемый или создаваемый им файл в папку «Мои документы», абсолютно не заботясь о какой?либо более глубокой структуре.

Готовая Технология хранения документов и формирования папок в бухгалтериях и других подразделениях компании

В противном случае новичок узнает или придумывает все сам.

Новичку дают готовую технологию, которую он изучает за 1 час и больше никого не дергает, не спрашивает, а сразу может приступить к работе Если в компании работает более одного бухгалтера Каждый бухгалтер складывает документы по своему усмотрению, в результате одни и те же типы документов могут оказаться в разных папках Новый бухгалтер с самого начала все делает правильно и так же, как и его коллеги до него, то есть существует преемственность. Если в компании меняются главные бухгалтера Каждый новый главный бухгалтер начинает с перестановок, перекладок документов так, как он привык с ними работать.

Папки документов

Подробнее об этом было сказано в разделе «Формирование проводок»; • поле «Группа нумерации» — указывается номер группы нумерации, в результате чего в этой папке будет вестись своя нумерация документов; • поле «Шаблон номера» — указывается шаблон, по которому будет формироваться номер создаваемого в этой папке документа; Рис.

В результате одни и те же документы по разным периодам хранятся в соответствии с разными принципами. Каждый новый главный бухгалтер обязан работать по технологии, (что прописывается в его должностной инструкции) в результате компания не страдает.
19– Только эти символы надо использовать в шаблоне • поле «Начинать нумерацию с начала года» — указывается флажок, если необходимо вести новую нумерацию документов с начала года; • поле «Формы для печати документа» — указываются названия печатных форм для документов этого раздела, т.е.

По умолчанию в программе для приходных накладных предоставляются следующие печатные формы: Рис.20 – Список типовых печатных форм для приходной накладной Но после указания в поле конкретных форм программа будет предлагать для печати

Как построить систему регламентов в компании, продумать структуру и систему доступов к информации для сотрудников

Прежде чем приступать к разработке регламентов, предлагаю задаться вопросами: «Какая должна быть структура у системы регламентов?” и “Есть ли типовые варианты и принципы, или для каждой компании система регламентов строится по-своему?” В статье-руководстве, которая сейчас перед вами, я подробно рассказываю о типовом подходе к формированию структуры системы регламентов.

при нажатии будет показан список допустимых, а не всех возможных печатных форм.
Материал основан на моём опыте построения структуры как в своей компании, так и у наших Клиентов. Оглавление статьи От структуры папок системы регламентов зависит многое: удобство использования для сотрудников; лёгкость дальнейшего развития и администрирования; вероятность возникновения ошибок и несанкционированного доступа.

Все документы в рамках системы регламентов структурированы в папках.

Папки могут быть вложенными. Прежде чем продолжать чтение, обязательно изучите разделы “Структура папок, иерархия (на примере файловой системы)

Ваш юрист

В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате, канцелярии). Как же на практике происходит формирование дел?

В начале календарного года на каждое дело из перечисленных в номенклатуре дел заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Например, если в номенклатуру включено 20 дел, то заводится 20 папок.

При заведении дел в делопроизводстве обязательно оформляют обложки папок.

Это оформление носит частичный характер.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.

Виды и форматы папок для хранения документов и их названия

Чаще всего в основе конструкции будет пластик или плотный картон, а сверху изделие обычно покрывают кожей или экокожей, тканевыми материалами. Кроме того, оно может быть вообще без покрытия.В зависимости от того, для какого формата и объема бумаг она будет применяться, размеры папка для документов может иметь соответствующие.Данную продукцию выполняют из плотной бумаги или пластика, а внутри устанавливают пружину или пластину, на которой и будут крепиться листы. Наличие бокового зажима позволяет избежать перфорации бумаги.

Чаще всего применяют пластиковые папки с прозрачным верхним листком, благодаря этому проще пользоваться изделием.Для организованного хранения больших объемов бумаг используют , которые выполнены из прочного пластика или картона и могут быть однотонными или украшенными разнообразными принтами.

В них документацию скрепляют с помощью колец, а для удобства пользования есть

Компьютерная грамотность с Надеждой

Понятие «папка» в мире компьютеров появилось значительно позднее, точнее, вместе с появлением Windows 95.

Можно придумать собственную систему для хранения файлов и папок на своем компьютере.

Например, создать папки, где файлы сгруппированы: по теме – папки «Обучающие программы», «Счета», «Рыбалка» и т.п., по имени автора материалов – папки «Мамонтов», «Воробьёва» и т.п.

по времени создания – папка «01.01-30.06.2010» с файлами, созданными с 1 января по 30 июня 2010г., папка «3 квартал 2010» и т.п. Если имя файла хранится в папке с именем, например, 01, то говорят, что файл находится в папке 01. Ту же самую мысль можно выразить, если сказать, что файл зарегистрирован в каталоге 01.

Обычно один и тот же файл (т.е. с одним и тем же именем) находится в одной папке, но при необходимости его можно хранить в нескольких папках, что можно легко сделать с помощью операции копирования.

Все папки имеют имена. Требования к именам папок те же, что и к .

Как упорядочить документы

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии. Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства.

Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

Этап 1. Изучите документы. Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов).

Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.