×
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
Главная - Авторское право - Как подшивать приказы в архив

Как подшивать приказы в архив

Приказы по личному составу – их формирование и хранение


Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в .

В качестве основания к приказам могут выступать:

  1. других организаций,
  2. и ,
  3. акты,
  4. копии личных документов и др.
  5. представления,
  6. личные заявления работников,

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение. В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

Оформляем дела на постоянное хранение

При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее .
  1. Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010. Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения.

При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Термины и определения».

  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г.

    N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

  • Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

    Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

    1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
    2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

    Обработка документов служб кадровой документации

    Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи заведующего архивом организации (ответственного за архив).

    В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения. У многих складывается представление, что обработка документов представляет собой проведение работ по их переплету, нумерации листов, оформлению обложек дел и составлению на них описи.

    Это далеко не так. Прежде чем приступить к обработке дел, следует обратить внимание на правильность оформления документов и полноту их состава.

    Необходимо провести сверку всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов: дат и номеров, подписей. При этом следует помнить, что на длительное архивное хранение отбираются документы только в виде их подлинников.

    Как правильно подшивать приказы?

    Если же заявления сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет.

    Таким образом, порядок хранения оснований к приказам вы можете установить самостоятельно, прописав этот момент в локальных нормативных актах организации.

    Подробности в материалах Системы Кадры:

    • Журнал «Кадровое дело», № 3, март 2009 год

    Приказ по личному составу: от создания до архива Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа.

    Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив


    Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

    Виды приказов Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания.

    1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству; — включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения; — группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации; — документы постоянного и временного сроков хранения

    Сдача в архив приказов по личному составу

    Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года.

    Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке.

    Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября — номер 84. В таком случае располагайте приказы по датам.

    Оформление дел Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

    1. составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
    2. составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;
    3. нумерацию листов в деле;
    4. подшивку или переплет дела.
    5. оформление обложки дел по установленной форме;

    На обложке дела указывается:

    Как правильно сшивать документы

    Начинают нумерацию с цифры 1.

    Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

    В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

    Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью. Как правильно заполнить рассказано здесь.

    Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной .

    Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной . Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

    Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

    При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение.

    2 Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов.

    В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника. Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д. Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника.

    3 Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу.