Отдельное хранение приказов по личному составу

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

и временных сроков < 10 лет. например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5> При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела.

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в . При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

В качестве основания к приказам могут выступать:

Приказы по личному составу: срок хранения

Читайте в нашей — Приказ по личному составу: от создания до архива. Срок хранения таких приказов – 5 лет Хранение приказов по личному составу, а также других видов приказов установлен Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Для того, чтобы обеспечить надлежащее хранение документов, в том числе приказов, надо выполнять нижеприведенные требования.

Важно! Правила хранения документов, приказов по личному составу определены Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ)

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Стоит отметить, что кадровая документация – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии.

Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами.Документы по личному составу можно разделить на следующие виды:

• Документы, подтверждающие продвижение работников по службе.
• Бумаги, подтверждающие выполнение трудовой дисциплины.
• Документы, связанные с прекращением трудовых взаимоотношений.
• Бумаги, которые связаны с комплектованием персонала предприятия.

Как мы видим, к документам по личному составу относятся многие бумаги, которые регулируют взаимоотношения между работодателями и работниками.

Сроки хранения приказов по личному составу.

Правила учета и хранения кадровых документов

Данная документация — это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности. Все приказы разделены на несколько категорий:

1. Временные приказы.
2. Документы долговременного хранения.
3. Кратковременные бумаги.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности.

Что должен знать каждый работодатель о данном моменте?

Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов.

Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию.

А вот учет у всех типов бумаг одинаковый.

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Это вся совокупность работников компании.

В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

1. укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
2. оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
3. формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
4. регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
5. решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
6. иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

1. наименование компании;
2. дату;
3. номер приказа;

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет.

1. созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

1. созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

1. образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Приказы по личному составу: сроки хранения

При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов.

Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации. Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в .

Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения.

При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности.

Как хранить приказы по кадрам

Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.Таковы особенности регулирующего законодательства.

Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия.

Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.А какие установлены сроки хранения кадровых документов, относящихся к категории кратковременных? Подобная документация еще может пройти этап уничтожения без закрытия или ликвидации организации.

Кратковременные документы обычно хранятся 5 лет. В некоторых случаях (если это прописано в уставе) — 10. Но не более того.Для начала следует отметить, что архивы могут быть представлены в виде бумажной формы (обязательно), а также электронной.

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

Перечень (ст. 6) вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений): — приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно); — приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК); — приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет). Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности».

Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения.