Шаблоны деловых писем

Как правильно написать деловое письмо

Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т.

д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».

Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.

Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).

Оферта.

Структура делового письма

В.

(или: г-же Мухиной М. В.) в) Если вы пишете руководителю структурного подразделения: ООО «Сеть мебельных центров «Уютный дом» руководителю финансового отдела Комарову А.

Б. / (или: г-ну Комарову А. Б.) Обращение Обращение (в официальном письме) начинается со слова «уважаемый»:

1. Уважаемая Маргарита Вячеславовна!
2. Уважаемый г-н Комаров!

Если вы не знаете, как зовут адресата, напишите просто: «Уважаемые господа».

Заключительная этикетная фраза В конце письма, перед подписью, чаще всего мы пишем: «С уважением, …». Но иногда можно встретить: «С надеждой на плодотворное сотрудничество», «С надеждой на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество» и т.п.

На сегодня это всё. В следующих заметках по теме поговорим об отдельных видах деловых писем. Там вы найдёте стандартные выражения, фразы-клише, которые мы часто используем в деловых письмах, познакомитесь с более и менее формальными вариантами писем.

Деловое письмо — образец, примеры и виды

Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели). Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами.

Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур.

Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем: Гарантийное.

Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны.

Деловое письмо образец

Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений.

Деловые письма имеют четкую композицию: •во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания; •в основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация.

Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар; •в заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т.

Деловая переписка – примеры писем

Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке.

В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский. Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма.

Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть.

Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы.

Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо.

Бланки делового письма

Необходимо стремиться к созданию запоминающегося бланка, способного оставить благоприятное впечатление об организации, отражающего не только определенную информацию об организации, но и ее стиль.

Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68.Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может включать:• Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий);• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);• код организации;• наименование организации;• справочные данные об организации;• дату документа;• регистрационный номер документа;• ссылку на регистрационный номер и дату документа;• место составления или издания документа (при необходимости).

ГОСТ Р.

Создаем шаблон письма в MS Word

Разметка шаблона письма. Начнем со схемы расположения реквизитов, которая была приведена в прошлом номере журнала (рис.

1). На ней наглядно показаны границы зон, в которых должны располагаться реквизиты документа на бланке формата А4 в соответствии с требованиями нового стандарта. Эту разметку и возьмем за основу при разработке шаблона письма. Чтобы настроить параметры полей, отступов, интервалов шаблона, заходим во вкладку Разметка страницы (рис.

2). Нововведения стандарта. При разработке шаблона письма необходимо учесть те изменения, в оформлении документов, которые вводит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: ■ Стандарт зафиксировал предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Calibri № 14.

Допускается использовать приближенные по начертанию шрифты, а также шрифты меньшего размера.

■ Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Деловое письмо: как правильно составить

Обычное деловое письмо направляется на один адрес, а циркулярное – на несколько. Письма можно отправлять как традиционно, то есть по почте, так и посредством факсимильной, телеграфной, телетайпной связи, а также электронной почтой.

Нетрадиционные способы отправки деловой переписки служат инструментом быстрого решения возникших вопросов.

1. Нерегламентированное деловое письмо содержит в себе авторский стиль и состоит из предыстории и текста, написанного согласно правилам коммерческого этикета.
2. Регламентированное деловое письмо пишется по шаблону, при этом соблюдается не только рекомендованный текст письма, но и его оформление, реквизиты, формат листа и другие принятые компанией правила. Такие письма призваны решать регулярно возникающие вопросы экономико-правовых отношений компании. Тексты регламентированных писем разработаны и представляют собой совокупность определенных синтаксических конструкций.

Шпаргалка делопроизводителя

Начинаются, как правило, так: В ответ на ваш запрос… В ответ на ваше письмо… Затем идет изложение ответа Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан. Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться: В связи со сложившейся ситуацией на производстве… Продолжается описанием самой просьбы Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

Завершается письмо стандартными фразами С уважением…, Заранее благодарим за участие…, С наилучшими пожеланиями…. Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь.