×
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
Главная - Бухгалтерский учет - Срок хранения документов по закупкам по 44 фз

Срок хранения документов по закупкам по 44 фз

Закупочная документация по 44-ФЗ: что нужно знать заказчику


Проект контракта полностью зависит от того, какой объект закупки необходим заказчику, как будут реализовываться в дальнейшем отношения с поставщиками, к какому результату заказчику необходимо прийти. В состав документации входит извещение о проведении закупки (конкурса, запроса котировок или аукциона), а также другая закупочная документация, раскрывающая все детали закупки.

Контракт всегда входит в закупочную документацию и сопровождается дополнительными документами.

Завершается закупочная деятельность заказчика отчетностью. Важное правило, о котором нужно помнить: форма, состав и содержание документации зависят

Об утверждении Порядка хранения документации, связанной с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей)

Общие положения 1.1.

Отличительная особенность контрактной системы — внушительный по объему документооборот. Требования к документации предъявляются серьезные, хотя конкретные формы документов закон не указывает. Документация составляется произвольно, но с соблюдением правил и ограничений № 44-ФЗ.

Настоящий Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее — Порядок) определяет действия управления муниципального заказа и продаж администрации города Тамбова (далее — управление) по хранению документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) после окончания процедуры определения победителя или иного участника закупки, с которым должен быть заключен контракт на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).1.2.
Документацией, связанной с осуществлением закупок (далее — документы), являются:- заявки заказчиков на организацию определения поставщика (подрядчика, исполнителя);- конкурсная документация, документация об электронном аукционе, документация о запросе предложений,

Минимальный срок хранения документов

По крупным поставкам и наиболее важным работам и услугам решениями экспертно-проверочных комиссий срок хранения может устанавливаться постоянным. Детали Документы в отношении закрытого аукциона заказчик хранит не менее 3 лет Архивную деятельность регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, которые формируются в процессе деятельности госорганов, с указанием сроков хранения. В перечень документов, которые относятся к закупкам, входят прежде всего конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы цен и полученные предложения. К нему также относятся извещения, запросы разъяснений, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы.

Кроме того, в него включены доверенности, информационные карты, а также копии контрактов о проведении открытых конкурсов, запроса котировок, аукционов.

Сроки хранения информации и документов, составляемых при планировании и осуществлении закупок по закону 44-фз

53 Закона 44-ФЗ часть 13 ст.

90 Закона 44-ФЗ часть 10 ст. 60 Закона 44-ФЗ п/п «к» пункта 2.1 Требований к операторам электронных площадок, утв. Приказом Минэкономразвития России от N 495 После указания в идентификационном коде закупки информации о порядковом номере записи о данной закупке в плане-графике идентификационный код такой закупки должен оставаться неизменным вплоть до завершения периода хранения информации и документов о такой закупке, установленного законодательством Российской Федерации об архивном деле (пункт 8 Приказа Минэкономразвития России от N 422 «Об утверждении Порядка формирования идентификационного кода закупки»)3 Боровых Ю.С., 2020 г.
НПА об архивном деле ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОТ N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». ПРИКАЗ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ ОТ N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности

Правила хранения закупочных документов

Вопросы, связанные с порядком организации и хранения значимых для общества и государства документов, регулируются непосредственно Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).

При этом таким документам придается статус «архивный». Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства<*> <*> Подробнее читайте в «Как сохранить документы?» в журнале «Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения» № 6 за 2013 год.

Статья включена в систему «Советник бухгалтера» и доступна по коду подписчика на нашем сайте.

Утверждение конкретного перечня архивных документов с указанием сроков их хранения закреплено за специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Как устанавливается срок хранения документов по государственным закупкам, согласно положениям 44-ФЗ?

Согласно действующему законодательству, есть определенный перечень регистров, которые должны храниться в бумажной форме.

При этом здесь указано на необходимость обеспечения должного хранения:

  • Протоколов и аудиозаписей вскрытия конвертов.
  • Заявок на участие в закупке в форме конкурса.
  • Конкурсной документации с и разъяснениями.

Указанные документы, согласно ч.

Необходимость хранения документации обусловлена на случай возникновения претензионных споров либо контролирующих инстанций. В 44-ФЗ отсутствует строгий регламент для сохранения закупочных регистров.

15 ст. 53 44-ФЗ, должны храниться как минимум 3 года. Аналогичные сроки указаны в письме Минэкономразвития №Д28и-1805 от 2020 г. Документация об изменениях, закрытого аукциона, на участие и все по закрытым закупкам по ч. 13 ст. 90 44-ФЗ также хранятся три года. Трехгодичные сроки хранения документов также подтверждаются ст.

Документация о закупке по 44-ФЗ: состав, требования, сроки хранения

Однако для каждого отдельно взятого способа закупок состав сведений и информации, содержащейся в извещении, может отличаться.

Рекомендуем прочесть:  Паспортные данные любого человека

Технического задания. Практически каждая документация о закупке содержит раздел “Техническое задание”. Это раздел или часть документации, в которой заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги.

В некоторых случаях эта часть документации может иметь такие названия, как “Смета”, “Дефектная ведомость”, “Спецификация” и т.д. Этот раздел (часть документации) является для участника закупок самым важным, т.к. именно после его изучения участник принимает окончательное решение об участии или неучастии в той или иной закупке.

Примечание: Правила описания объекта закупки, которыми должен руководствоваться заказчик при подготовке технического задания (сокращенно — ТЗ), установлены в статье 33 44-ФЗ. Общей части. Это часть документации, в которой заказчик описывает

Сколько нужно хранить документы о закупках

Таким образом, минимальный срок хранения документов по закупке,в соответствии с 44-ФЗ, составляет три года.

По истечении данного периода организация может либо продолжать хранить регистры, либо уничтожить их. Порядок сохранности документальных материалов прописан также в следующих нормативно-правовых актах:

    Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Приказ Министерства культуры № 558 от 25.08.2010.

В пунктах 272-279 Приказа Минкульта также затрагивается хранение документации по закупкам. Согласно данной норме, все закупочные регистры надлежит хранить минимум 5 лет, за исключением материалов по крупным и особо крупным заказам, которые должны сохраняться не менее 10 лет.

Представляем данные о периоде сохранности документации госзаказа в таблице: Вид регистра Период сохранности, лет Срок хранения контрактов

Ведение архива документов по закупкам

В приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, которые формируются в процессе деятельности госорганов, с указанием сроков хранения. В перечень документов, которые относятся к закупкам, входят прежде всего конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы цен и полученные предложения.

К нему также относятся извещения, запросы разъяснений, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы.

Кроме того, в него включены доверенности, информационные карты, а также копии контрактов о проведении открытых конкурсов, запроса котировок, аукционов. Все эти документы рекомендуем формировать в дела по каждой закупке, их необходимо хранить 5 лет.